Справочные по модулю Контроль доступа
Этапы настройки системы контроля доступа

Настройка системы контроля доступа на мероприятие с использованием QR-кодов требует предварительной подготовки и настройки нескольких компонентов в личном кабинете и заполнения справочников. Как правило, для предварительной подготовки, требуется около 3-4 часов. В случае, если требуется настраивать шаблоны страниц билетов и почтовых сообщений, то время на подготовку может увеличиться.

Ниже приведена пошаговая инструкция для организации такого процесса.

Определение целей и требований

Цели: уточните, для чего нужна система контроля доступа (учет гостей, предотвращение несанкционированного доступа, сбор данных и т.д.).

Требования: * Определите, сколько человек будет на мероприятии * Какие типы билетов будут использоваться (обычные с однократным проходом, с многократным проходом) * Нужно ли будет разделять гостей мероприятия на отдельные группы (обычные, VIP и тп) * Какие данные необходимы для работы с гостями (имя, email, компания, должность, телефон и т.д.) * Как вы планируете осуществлять формировать справочник гостей на мероприятие (ручной ввод, пакетная загрузка списка участников, загрузка данные по API) * Какое оборудование будет использоваться для работы? Смартфоны / планшеты / специализированные сканеры.

Создание и настройка параметров Мероприятия

• Создайте новое мероприятие
• Укажите основные параметры мероприятия (название, логотип, дата проведения, адрес проведения итп)
• Настройте форму регистрации Участников

Формирование справочника Контакты

Справочник контакты содержит общий список контактных лиц, кто может быть приглашен на мероприятие (кто планирует посетить мероприятие). Для наполнения справочника есть следующие возможности:

• добавление участников «в ручную»
• импортирование контактов в пакетном режиме
• автоматическая загрузка участников через API

Настройка шаблонов

• Создайте или отредактируйте шаблон страниц электронных билетов
• Создайте или отредактируйте шаблон электронных приглашений
• Создайте или отредактируйте шаблон электронной почты (для отправки оповещений Участникам)

Настройка подключения для отправки приглашений по электронной почте

• Настройте SMTP подключение для отправки оповещений Участникам

Формирование электронных билетов

• Сформируйте электронные билеты Участникам
• Сформируйте QR-листовки
• Выполните отправку приглашений Участникам по электронной почте

Обучение персонала

• Проведите инструктаж для сотрудников, которые будут работать на входе.
• Объясните, как сканировать QR-коды, что делать в случае ошибок (например, нечитаемый код или дубликат).
• Подготовьте запасной план на случай сбоев (например, ручной список гостей).

Тестирование системы

• Проведите тестовое сканирование QR-кодов перед мероприятием
• Убедитесь, что все устройства работают корректно, а данные синхронизируются
• Проверьте скорость обработки одного билета (оптимально — 5-10 секунд)

Организация процесса на мероприятии

• Разделите вход на несколько зон, если мероприятие крупное (например, по типам билетов или секторам)
• Установите таблички с инструкциями для гостей (например, "Подготовьте QR-код для сканирования").
• Подготовьте ручной список гостей на случай технических сбоев.

Сбор и анализ данных после мероприятия

• Экспортируйте данные о посетителях (кто пришел, во сколько и т.д.)
• Проанализируйте статистику (например, процент явки, популярные зоны и т.д.)

Обратная связь и улучшения

• Соберите отзывы от гостей и персонала
• Выявите слабые места в системе и внесите улучшения для следующих мероприятий